Réponses aux questions (33) posées pendant et suite au webinaire

Q1 : Nous avons déjà une instance unité que nous gardons en mode on premise, comment vous remonter les pilotes identifiés pour qu’ils soient associés aux formations ?

R1 : Même si vous préservez votre instance on Premise pour votre unité, vous devez la déclarer via le formulaire Ariane, en choisissant le “CAS 2 - Déclaration d’une instance eLabFTW en production et opérationnelle - mode On premise”, vous y renseignerez les noms de vos pilotes que nous intégrerons dans la boucle.

Q2 : Je crois voir qu’il s’agit d’un prestataire en SaaS : quelle pérennité pour le service, les données ? Un mode hors connexion est-il prévu ?

R2 : Bien que ce service soit proposé en mode Saas et hébergé par un prestataire, il sera toujours possible, même si le marché s’arrête, de récupérer l’intégralité des CLE d’INRAE, et de les déployer sur d’autres serveurs (eLabFTW est open source).

Pour le moment, le mode hors connexion n’est pas disponible, mais des développements sont en cours autour de cette fonctionnalité.

Q3 : Pour les données sensibles, qu’est-ce que le SaaS SecNumCloud ? Quelle différence avec homologation HDS ?

R3 : Dans le contexte d’une offre SaaS (Software as a Service), SecNumCloud et HDS répondent à des problématiques et des réglementations bien distinctes, bien qu’ils soient tous deux des standards de sécurité exigeants en France.

HDS est une certification sectorielle obligatoire encadrée par le Code de la santé publique et délivrée par des organismes accrédités (comme le LNE, AFNOR, etc.). L’objectif est de protéger spécifiquement les données de santé à caractère personnel recueillies lors d’activités de prévention, de diagnostic, de soins ou de médico-social.

SecNumCloud est une qualification de très haut niveau en matière de cyber-sécurité, délivrée par l’ANSSI (Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information). L’objectif est de certifier la robustesse technique d’un service cloud face aux cyberattaques, mais aussi garantir la souveraineté juridique de la plateforme en protégeant les données contre les lois extraterritoriales extra-européennes (comme le Cloud Act américain).

Le mode SaaS proposé par notre prestataire (Delta-Eggs) répond à la qualification SecNumCloud mais n’a pas la certification HDS.

Q4 : Pour ses recherches, l’Unité utilise des Organismes Génétiquement Modifiés (OGM) de classe 1, mais également de classe 2. Dans ce cas, est-ce que le SaaS SecNumCloud est obligatoire ?

R4 : Oui tout à fait, le mode SaaS SecNumCloud est obligatoire dans ce cas précis, pour des raisons de sécurité et de souveraineté.

Q5 : Obligation d’avoir une connexion donc ce n’est pas utilisable si on est en élevage, par exemple, en zone blanche ?

R5 : En effet, il sera impossible d’utiliser le CLE eLabFTW en zone non couverte par une connexion réseau.

Q6 : Quelle est la capacité de stockage des instances SaaS ? Même sans stocker de grosses données, on peut vouloir utiliser eLabFTW pour ajouter des images de gel d’électrophorèse par exemple, donc quelle limite aura-t-on ?

R6 : Stocker des images, des gels d’électrophorèse, des petits tableurs, des documents texte sont des actions prévues et logiques dans le CLE. Les volumes des disques proposés pour les instances de centre sont définis en fonction du nombre d’utilisateurs et sont donc adaptés au stockage de ces types de fichiers. Ces volumes sont néanmoins révisables si nécessaire.

Q7 : Je suis dans une unité ZRR. Une des équipes travaille souvent avec d’autres unités non ZRR, cela sous-entend de centraliser sur un CLE au choix, sinon impossible de partager ?

R7 : Toute la partie ZRR de l’unité aura un accès à une instance dédié pour l’ensemble des travaux réalisés dans le cadre de ses activités ZRR. Si une équipe ZRR veut travailler avec d’autres unités non ZRR, dans le cadre d’activités non-ZRR, il faudra alors envisager de travailler sur les instances de centre dans lesquelles les autres unités sont positionnées. Tout n’est question que d’accès à donner à des personnes pour des espaces CLE.

Q8 : Pour les TGU, est-il possible d’avoir plusieurs pilotes ?

R8 : Oui, tout à fait, et il est même recommandé d’avoir plusieurs pilotes dans ce cas précis, afin de pouvoir accompagner correctement l’ensemble des utilisateurs de votre TGU. Le fait d’avoir plusieurs pilotes permet aussi d’avoir plusieurs relais si 1 pilote est absent.

Q9 : Peut-on partager des CLE entre personnes de plusieurs centres ?

R9 : Oui tout à fait, il est possible de donner des accès à des expériences / ressources de son espace CLE à des personnes de plusieurs centres, en proposant à ces personnes de se connecter sur votre espace, et de leur donner des droits pour voir ce que vous souhaitez leur partager. Cela implique pour ces personnes de se connecter sur l’instance sur laquelle vous avez votre espace CLE. Car les instances de centre ne communiquent pas entre elles, elles sont sur des machines distinctes.

Q10 : C’est pris en charge par l’institut donc gratuit pour les unités ? Et combien en ETP, ça prend un admin et un pilote ?

R10 : En effet, l’accès au CLE pour les unités INRAE est pris en charge par l’institut (DipSO). Pour un pilote, nous estimons le % d’ETP à 10% pour la première année, car cela demande du temps d’organisation, de formation et d’échanges avec les équipes / collectifs pour organiser l’espace CLE de votre unité. Ensuite, nous estimons ce temps à 5% lorsque l’utilisation est en mode “routine”.

Q11 : Est-ce qu’il y a une lettre de mission pour un Admin ? Quelle différence Admin / Pilote ?

Non, il existe seulement une lettre de mission pour les pilotes.

L’expérience montre que, la plupart du temps, dans une unité, le ou les pilotes ont également le rôle d’administrateur d’équipes. Cela concerne la réflexion préliminaire sur l’organisation, avec la direction et les équipes. Le rôle d’administrateur d’équipes ne requière aucun compétence en informatique. C’est un rôle organisationnel et non un rôle technique informatique.

Ses principales missions au démarrage :

Créer des catégories d’expériences / ressources avec et pour les équipes
Créer une liste de tags avec et pour les équipes
Valider les affectations des utilisateurs dans les équipes
Créer des groupes si besoin avec et pour les équipes
Régler quelques paramètres (permissions par défaut aux utilisateurs, RoR de l’unité, message d’accueil à un nouvel arrivant sur l’espace CLE, …)

Ces missions permettent d’organiser au mieux l’espace CLE pour l’unité et les équipes.

Mais ensuite, une fois que le pilote a sensibilisé et formé les utilisateurs, chaque équipe dans votre unité peut très bien désigner un admin qui va gérer lui-même les 3 points mentionnés ci-dessus.

C’est une question d’organisation dans votre unité, et de bien définir les rôles. Le pilote accompagne les équipes, forme les utilisateurs, répond aux questions / problèmes de premier niveau, et il peut être admin, ou bien déléguer ce rôle à une personne dans chacune des équipes.

Q12 : S’il y a du personnel appartenant à double tutelle, les données des cahiers de laboratoire, peuvent-elles circuler dans les deux tutelles ?

R12 : Dans une UMR avec, par exemple des personnels Université, CIRAD et INRAE, les accès aux données CLE sont possibles pour les personnels sans discrimination au niveau de la tutelle. Tout n’est question que d’accès de personnes à des expériences / ressources, qui sont réalisées par les agents eux-mêmes. Les personnels des autres tutelles auront la possibilité de se connecter au CLE en passant par leur mode d’authentification d’institut / organisme.

Q13 : Est-on limité sur le nombre d’utilisateurs ? Totaux ou qui se connectent en même temps ?

R13 : Le prestataire prévoit dans ses clauses une limitation sur le nombre d’utilisateurs sur une instance, qui correspond à un nombre d’utilisateurs connectés en même temps.

Q14 : Dans les unités ZRR, pas de partage possible entre différentes équipes ?

R14 : Le partage entre les équipes à composante ZRR est possible, mais si vous avez des équipes non ZRR, ces équipes devront être positionnées sur les instances de centre auquel elles sont rattachées, et non sur l’instance dédiée ZRR. (voir la question Q7)

Q15 : En cas de réorganisation d’une unité où des équipes peuvent disparaître, être créées, fusionnées, splittées… que devient les labels d’expériences avec les anciens noms d’équipes ? Sont elles héritées, remplacées, … ?

R15 : Si votre unité connaît une réorganisation, la solution serait de :

Créer les nouvelles équipes
Y affecter les agents
Partager avec les nouvelles équipes les différentes expériences, ressources, protocoles, documents… créées auparavant par les agents
Utiliser ces nouveaux partages avec les nouvelles équipes

Q16 : Est-il prévu un mode automatique d’ajout des utilisateurs (déploiement à l’arrivée de l’agent par exemple en lien avec ses accès de base ?)

R16 : Non, il n’y a pas d’automatisation possible. Lors de l’arrivée d’un agent ou le souhait d’un agent en place d’utiliser l’espace CLE de son unité, il devra se connecter sur son instance (de centre ou ZRR), choisir la ou les équipes dans lesquelles il veut être rattaché (choix dans une liste déroulante), et c’est l’admin d’équipe ou d’unité qui affectera l’agent.

Q17 : Pourquoi le stockage des données n’est pas réalisée par INRAE ? Et les SaaS sont-il ouverts à d’autres chercheurs extérieurs ?

R17 : INRAE propose des solutions de stockage de données. Il vous appartient d’en choisir le plus pertinent par rapport à vos besoins et usages. Les Cahiers de Laboratoire Électroniques n’ont pas vocation à stocker des données (Exemple : résultats de séquençage ou images à très hautes résolutions), mais uniquement des protocoles, des descriptions de manipulations / expériences et des résultats d’expérimentations « légers » en terme de volume de données. Une recommandation d’utilisation d’eLabFTW pour la gestion des gros volumes serait de travailler avec des liens vers des espaces NextCloud ou des entrepôts de données dédiés ou spécialisés. Dans chaque expérience, il est possible d’ajouter des champs supplémentaires de type URL, vers des données externes.

L’accès à d’autres chercheurs est possible, c’est l’unité, avec son pilote et ses admin, qui décident qui peut accéder à quoi dans son espace CLE.

Q18 : Dans une unité sans équipe fonctionnant en mode projet, comment organiser l’espace ?

R18 : L’unité en question peut parfaitement demander l’ouverture de son espace CLE en ne mentionnant pas des noms d’équipe, juste son nom d’unité (= une grosse équipe). Pour créer des projets, vous pourrez utiliser la notion de GROUPE dans eLabFTW (1 groupe = 1 projet). Et faire participer ses agents à 1 ou plusieurs projets dans votre espace CLE.

Q19 : Quelle est la durée de la formation du pilote ?

R19 : Nous envisageons des formations sur une journée en présentiel, dans les centres INRAE (avec possibilité de faire ½ journée supplémentaire en visio pour les pilotes désirant aller plus loin dans l’utilisation de toutes les fonctionnalités proposées par l’outil)

Q20 : Est-ce que la formation du pilote est différente suivant si la décision collective de l’unité est SaaS On premise ou SaaS SecNumCloud ? Y a t il des sessions de formation distinctes suivant le mode choisi par l’unité ?

R20 : Non, la formation de pilote est la même pour tous les pilotes.

Q21 : Notre CLE est hébergé par une autre unité en mode ON PREMISE. Qui doit on contacter pour organiser au mieux notre migration sur l’instance SaaS de Montpellier ?

R21 : Vous pouvez soumettre votre cas et une demande d’accompagnement à l’adresse support-elab@inrae.fr.

Q22 : Accès au CLE et authentification : est-ce la Fédération d’identités RENATER qui est utilisée pour INRAE ?

R22 : Pour INRAE et tous les agents EPST / EPIC, l’authentification passe par le Fournisseur d’identité de chacun des organismes / instituts. Pour INRAE, cela sera donc le Web SSO, comme pour d’autres applications INRAE.

Q23 : Vous aviez testé des tablettes pour installer dans les labos de manip, est-ce que vous avez un retour, conseil pour un usage facilité en paillasse ou zone expérimentale ?

R23 : Les tests ont été faits il y a plusieurs années maintenant. Depuis, eLabFTW s’est grandement amélioré en termes d’adaptation aux différents terminaux et ces derniers ont beaucoup gagné en puissance. Ce que nous pouvons dire, c’est que tant que votre connexion réseau tient la route, n’importe quelle tablette/téléphone moderne fera bien le travail.

Q24 : En partageant, on aura tous accès en modification et suppression, si on supprime par erreur, aura t-on une version de récupération ?

R24 : Lors de la création d’une expérience ou ressource par un utilisateur, ce dernier fixe les droits en visibilité / modification. Par défaut dans l’application, nous recommandons pour toute nouvelle création de fixer les droits en visibilité / modification au propriétaire (= créateur). Et ensuite, si besoin, de partager plus large si nécessaire (à une autre personne, un groupe ou toute une équipe). L’admin d’équipe peut fixer par défaut dans les paramètres généraux les droits en visibilité / modification à “Propriétaire uniquement” pour toute une équipe. Par ailleurs, eLabFTW utilise un mécanisme dit de “soft delete” qui ne supprime pas réellement les éléments mais les marque juste comme supprimé. Cette action est donc réversible :

Q25 : Comment sont définis les droits d’accès aux données pour les pilotes CLE ? A-t-il accès à toutes les données ou seulement celles qui ont été partagées par les admins/utilisateurs ?

R25 : Être pilote ne donne pas d’accès privilégié aux données. Le(s) pilote(s) CLE ont au mieux un rôle admin, et peuvent voir ce qui leur a été partagé par les admins d’équipe ou utilisateurs. C’est une organisation à réfléchir au sein de votre unité. Le(s) pilote(s) CLE sont là pour accompagner, former et organiser les espaces CLE avec les équipes / collectifs. Ils n’ont pas obligatoirement de rôle admin mais ils participent avec les admin aux choix des catégories d’expériences / ressources, aux tags, aux groupes, etc…

Q26 : Est-il prévu d’avoir des bases ressources communes à plusieurs instances ? ex: produits chimiques …

R26 : Les instances peuvent très bien utiliser des bases de ressources identiques, mais elles ne seront pas “communes”, c’est à dire que ces bases ne pourront pas être visibles d’une instance à l’autre, à part de les dupliquer, cad de les exporter puis les importer entre instances.

Q27 : Les bacs à sable sont peu adaptés pour prendre en main les notions d’équipe, de partage, etc … Est-il possible d’ouvrir une instance “test” par unité ?

Il est possible d’ouvrir sur les instances bacs à sable (https://elab.sandbox.inrae.fr/ et https://canular.inrae.fr/) plusieurs équipes pour votre unité. Vous pourrez ainsi prendre en main les notions d’équipe, de groupe, de partage, etc…

Contactez l’équipe support (support-elab@inrae.fr) pour faire cette demande de création d’équipes.

Q28 : Où trouver des infos sur les fonctionnalités et prise en main pour l’utilisateur ?

Vous pouvez accéder à des fiches mémo concernant les principales fonctionnalités.

Un support de formation utilisateur, reposant sur celui qui sera proposé aux pilotes, sera également disponible.

Q29 : Si un agent passe sur le CLE, le cahier papier sera t’il toujours obligatoire ?

Non, le cahier papier dans ce cas ne sera pas obligatoire. Le cahier de laboratoire électronique n’est pas une stricte réplique informatique du cahier papier. Il va favoriser une meilleure gestion des données, une meilleure description des expériences, une valorisation des résultats facilitée, un accès distant aux données, le travail collaboratif mais en contrepartie, va nécessiter le management des équipes et des projets.

Q30 : Si nous ne souhaitons pas adhérer au cahier de labo électronique mais que certains de nos collègues oui, pouvons-nous accéder à leurs cahiers ?

Oui, tout à fait, si vos collègues veulent vous partager leurs cahiers, ils le pourront. Vous n’aurez qu’à vous connecter sur l’espace de votre unité ou de votre équipe.

Q31 : y a t il une obligation à utiliser le CLE ?

Non, il n’y a aucune obligation à utiliser le CLE. Vous pouvez continuer à utiliser la version papier si vous le souhaitez.

Q32 : Quelles sont les règles appliquées pour les sauvegardes ? Combien de temps sont conservées les sauvegardes ? Y-a-t-il des sauvegardes hebdo, mensuelles, annuelles ?

Deux serveurs de sauvegarde sont configurés, un sur le site principal, un sur un site secondaire distant. Chaque serveur effectue une sauvegarde complète avec la même périodicité (3 fois / 24h).

Ainsi, la perte de données maximale admissible est de 8 heures. Elles sont conservées possiblement jusqu’à un an, avec la granularité temporelle suivante : • Sauvegardes quotidiennes : 31 jours • Sauvegardes hebdomadaires : 24 semaines • Sauvegardes mensuelles : 12 mois

Q33 : Afin de décider de l’utilisation ou non de cette application peut on avoir le cout financier et le cout carbone pour l’INRAE et par unité

Le coût financier est totalement supporté par l’institut. Le coût carbone de l’hébergement n’a, pour le moment, pas fait l’objet d’une évaluation rigoureuse mais, il vous est d’ors et déjà possible d’évaluer le coût de l’interface avec un outil tel que GreenIT-Analysis